インターンに必要なメールマナー講座 ~インターンの参加メール、お礼メール、ビジネスメールの書き方を徹底解説~


インターンを行う際に何かと必要になるのがメールです。インターンに応募するメールから、短期インターンのお礼メール、長期インターンであればビジネスメールといったようにメールを送る機会が桁違いに増えます。
今回はインターンにまつわるメールについて例文を交えて解説していきます。

1. インターンにおけるすべてのメールに共通する基本マナー

皆さんは日頃メールを送りますか?
学生の内はLINEやFacebook等のSNSでの連絡が多いと思いますが、インターンや就活が始まるとメールでの連絡が増えてきます。
SNSとメールでは送る文章の質が違うのは皆さんも感覚的に分かると思いますが、実際にメールを書くとなるとどういうメールを書いて良いか分からない人も多いでしょう。
この章ではすべてのメールに共通するメールの基本マナーを解説します。


1-1. メールの基本① 件名を付ける

まずメールを送る時は必ず件名を付けましょう。意外と件名無しでメールを送ってくる学生さんが多いです。
企業の担当者は毎日様々なメールを大量に受け取っています。
パッと受信トレイを見て用件が分からないメールは見落とされやすいですし、担当者の手間が増えてしまうのでNGです。
一目見ただけで、何についてのメールかが分かるように件名を付けましょう。
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<記入例>
・「○○社 〇月×日インターンシップへの応募/名前」(インターンへの参加メール)
・「○○社 〇月×日インターンシップのお礼/名前」(インターンのお礼メール)
・「○○社 〇月×日インターンシップの服装について」(インターンの服装の質問)
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(※注意)
特に就活の一環として開かれるインターンは複数回開催されていることが多いです。
ですからどの回のインターンについての話かが分かるように「〇月×日」まで記載することをおすすめします。

1-2.メールの基本② 送る相手、自分の名前を書く

送信先、送信元が不明なメールは担当者が対応に困ります。

●送信先

送信先が分からないと企業は「誰がそのメールに返答するのか」が分からないため、いちいちメールの中身から担当者を決める手間を掛けなくてはなりません。
また担当者を決めているうちにそのメールが他に埋もれて対応されなくなってしまうこともあります。

メールの最初にはまず送る相手を書きましょう。これはメールの本文に先立てて書きます。
送る相手は分かる範囲で具体的に書いてください
また複数のメールアドレスに対して送る場合はTo, CCに入れた人全てを記載してください。BCCは書かなくて結構です。
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<記載例>
・「○○株式会社 ××様」(特定の個人名が分かる時)
・「○○株式会社 ××チーム ご担当者様」(特定の個人名が分からない時)
・「○○株式会社 ××様 
  CC: △△様」(送る相手が複数いる場合)
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●送信元

送信元が分からないと企業は「メールの返し先」が分からないため、メールアドレスからメールの送り主を特定する手間を掛けなくてはなりません。
また最悪の場合、メールに対してとる行動が無くなるため破棄されることもあります。
例えばインターンへの応募メールが送信元不明な場合、参加者リストに名前を加えることが出来ません。
インターンへのお礼メールが送信元不明な場合、お礼のメッセージは全く伝わりません。

メールの本文の最初には挨拶と自己紹介を書きましょう。
企業の担当者が誰からのメールかがすぐに分かる、もしくは調べられるように書くことを心がけてください。
最低限「大学名・所属学部名・フルネーム」は書きましょう。
既に企業との接点がある場合はどのタイミングで接点を持ったかを記載すると担当者が識別しやすくなり親切です。
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<記載例>
・「初めまして。私○○大学△△学部3年の××と申します。」(初めての連絡の時)
・「こんにちは。先日の貴社インターンシップに参加致しました○○大学△△の××です。」(既に企業と接点がある場合)
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1-3. メールの基本③ メールを送った用件を説明する

自己紹介の後には、「何故メールを送ったか」を説明しましょう。
基本的にはメールの件名を文に起こす程度で大丈夫です。

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<説明例>
・「掲題の件、貴社の〇月〇日のインターンシップに応募させていただきたくご連絡致しました。」(インターンエントリーの場合)
・「掲題の件、貴社の〇月〇日のインターンシップのお礼をお伝えしたくご連絡差し上げました。」(インターンのお礼の場合)
・「掲題の件、貴社の〇月〇日のインターンシップの服装について質問したくご連絡差し上げました。」(インターンの服装の質問の場合)
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1-4. メールの基本④自分の名前・署名で締める

本文の最後は自分の名前・署名で締めましょう。
メールの本文の終わりに自分の苗字を書くのはマナーとして必須です。
また「名前・大学名・メールアドレス」を記載した署名をつけるのが望ましいとされています。

メールの署名はGmailであれば、「設定」の画面から登録することが出来ます。
メールを送る際にいちいち書く手間が省けますので登録しておくと便利ですよ。

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<署名の記載例>
山田太郎
所属大学名: ○○大学△△学部
メールアドレス: ooooxxxx@gmail.com
(電話番号): 080-xxxx-oooo (携帯)
------------------------------------------------------------------

1-5.メールの基本⑤トピック毎に改行・段落分けする

メールはSNSとは違いメール全体で1つの大きなメッセージを伝えます。
そのため全体を通しての読みやすさを担保することが大切です。
一つのトピック毎に改行・段落分けをしてメールの文章にメリハリを付けましょう。

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<メール本文記載例>
○○株式会社 ××様

こんにちは。私△△大学◇◇学部3年の☆☆と申します。

掲題の件、貴社の5月10日の1dayインターンシップの服装について質問がありご連絡いたしました。

貴社のインターンシップの応募ページに服装の指定が見当たらなかったのですが、
当日はどのような服装で行けばよろしいでしょうか。
スーツと私服どちらが望ましいかだけでも教えていただけますと非常に助かります。

お忙しいところ恐縮ですが何卒、ご確認よろしくお願い致します。

☆☆
__________________________
☆☆
所属大学名: ○○大学△△学部
メールアドレス: ooooxxxx@gmail.com
(電話番号: 080-xxxx-oooo (携帯))

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2. インターンのお礼メールの書き方

image


サマーインターン、ウィンターインターン等の後に送るお礼メール。
人事の方と直接やりとりできる貴重な機会ですので、良い印象を与えられるメールを送りたいですよね。
この章ではいい印象を持ってもらえるインターンのお礼メールについて解説していきます。

2-1. インターンのお礼メールを書く前に気を付けるべきこと

●送る相手

インターンのお礼メールは基本的に「企業の人事担当者」に送ります。

人事担当者の個人アドレスが分かれば、Toにその人のアドレスをCCに人事部署のアドレスを入れましょう。
送信先は「企業名 個人名 CC: インターンシップご担当者様」というように記載するのが望ましいです。

人事担当者の個人アドレスが分からないならば、Toに人事部署のアドレスを入れましょう。
送信先は「企業名 インターンシップご担当者様」というように記載するのが望ましいです。

●送るタイミング

インターンに限らずお礼の連絡は、早ければ早いほど良いです。
インターンのお礼メールは可能であればその日中、遅くとも翌日の夕方までに出しましょう。

2-2. インターンのお礼メールの書き方

インターンのお礼メールの本文は、自己紹介や挨拶に加え、次の4つの項目をベースとして書くことをおすすめします。

<お礼メールに入れるべき4項目>
①感謝のメッセージ
②インターンの感想
③インターンを通じて学んだこと・理解したこと・認識が変わったこと
④インターンの今後の活用の展望


それぞれの項目について、特に字数の規定はありませんがダラダラと書くのはご法度です。企業の担当者が1-2分で読み切れる分量を目安に書くと良いですね。


2-3. インターンのお礼メール例


スローガン株式会社
インターンシップご担当者様

こんにちは。
8月10日に貴社本社で開催された1Dayインターンシップに参加致しました
××大学の山田太郎と申します。
今回は1Dayインターンシップのお礼をお伝えしたくご連絡致しました。

インターンシップを通じて貴社が掲げるミッション、事業内容等を理解することが出来ました。
特に貴社がコンセプトとして掲げておられた「才能の最適配置」という言葉が
自分の持つ課題意識に近いものとして感じられ非常に共感が持てました。
インターンシップを通じて感じた貴社の人材業界への考え方や
新産業創出への意識の持ち方等を今後の自分のキャリア形成に役立てたいと思います。
貴社の採用選考が開始された際には、是非挑戦してみようと思います。
今後とも何卒宜しくお願い致します。

山田
__________________________
山田太郎
所属: ××大学△△学部3年
メール: oooooooooooxxxxxxxxxx@gmail.com
(電話番号: 080-xxxx-oooo (携帯))

3. インターン参加通知の返信メールの書き方

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厳しい選考を突破して参加を許されたサマーインターン、インターンの選考面接等への参加メール。この章では参加メールの書き方を解説します。

3-1. インターン参加通知へ返信する前に気を付けるべきこと

●送る相手

インターンの参加メールはお礼メール同様、基本的に「企業の人事担当者」に送ります。

2-1でも解説しましたが、人事担当者の個人アドレスが分かれば、Toにその人のアドレスをCCに人事部署のアドレスを入れましょう。
送信先は「企業名 個人名 CC: インターンシップご担当者様」というように記載するのが望ましいです。

人事担当者の個人アドレスが分からないならば、Toに人事部署のアドレスを入れましょう。
送信先は「企業名 インターンシップご担当者様」というように記載するのが望ましいです。

3-2. インターン参加通知への返信メールの書き方

●参加する時

インターンの参加メールはシンプルに参加の意思を伝えるのが原則です。
インターンに参加する意思に加えて、インターン参加に前のめりであることを一言添えるくらいで収めましょう。

●参加連絡を待ってほしい時

インターンやインターンの選考に参加したいけれども、スケジュールが分からない等のトラブルのせいですぐに返信できないといった時はすぐに返事が出来ない理由と返答を待ってほしい旨をきちんと伝えましょう連絡をしないのはNGです。
また参加連絡を待ってほしい時には、いつまでに参加の可否を連絡するか、自分で期限を設定しましょう。
期限の目安は企業からインターンについて連絡があった日から約1週間です。

●別日程をお願いしたいとき

インターンやインターンの選考に参加したいけれども、スケジュールが合わず提示された日程では参加できないという時は、スケジュールが合わないことを伝えると同時に、別日程の提示をお願いしましょう。企業によっては別日程を提示してくれる場合があります。その際自分の都合が良い日程を3つ以上先んじて提示して下さい。その方が企業も日程を調整しやすいです。

●辞退するとき

日程の不都合や興味の分野の変化などによりインターンやインターンの選考を辞退したいときには、すぐに辞退の連絡をしましょう直前でのキャンセル、無言欠席はNGです
企業に対して謝罪の念と辞退の理由を可能な限り丁寧に伝えるようにしましょう。今後どのような関係が出てくるか分かりません。
後腐れが無いように気を付けてください。

3-3. インターン参加通知への返信メール例

●参加する時

件名: 8月10日開催の貴社インターンシップ参加のご連絡/○○大学 山田太郎

スローガン株式会社
インターンシップご担当者様

こんにちは。○○大学△△学部3年の山田太郎と申します。

インターンの選考結果をご連絡いただきありがとうございます。

是非とも参加させていただきます。

インターン参加に向けて少しでも貴社のことが理解できますよう準備して参りますので当日は何卒宜しくお願い致します。

山田
__________________________
山田太郎
所属: ××大学△△学部3年
メール: oooooooooooxxxxxxxxxx@gmail.com
(電話番号: 080-xxxx-oooo (携帯))

☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★

●参加連絡を待ってほしい時

件名: 8月10日開催の貴社インターンシップ参加について/○○大学 山田太郎

スローガン株式会社
インターンシップご担当者様

こんにちは。○○大学△△学部3年の山田太郎と申します。

インターンの選考結果をご連絡いただきありがとうございます。

是非とも参加させていただきたいのですが、
現在8月10日のスケジュールが確定しておらず、すぐのお返事が難しい状況です。
つきましては誠に勝手ではありますが、
7月7日まで返事を保留させていただけませんでしょうか?

ご確認の程、宜しくお願い致します。

山田
__________________________
山田太郎
所属: ××大学△△学部3年
メール: oooooooooooxxxxxxxxxx@gmail.com
(電話番号: 080-xxxx-oooo (携帯))

☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★

●別日程をお願いしたいとき

件名:貴社インターンシップの選考面接の日程に関しまして/○○大学 山田太郎

スローガン株式会社
インターンシップご担当者様

こんにちは。○○大学△△学部3年の山田太郎と申します。

インターンの書類選考通過のご連絡をいただきありがとうございます。

是非次の選考に進みたいのですが、貴社から提示いただいた
6月15日16:00~
という日程では、大学の講義との兼ね合いから参加することが出来ません。
つきましては別日程で選考面接を調整いただけないでしょうか。

私の都合がつく日程は次のようになります。
6月14日 13:00-18:00
6月16日 10:00-14:00
6月19日 15:00-17:00

以上お手数をおかけしますが、ご検討よろしくお願い致します。
山田
__________________________
山田太郎
所属: ××大学△△学部3年
メール: oooooooooooxxxxxxxxxx@gmail.com
(電話番号: 080-xxxx-oooo (携帯))

☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★

●辞退するとき

件名:8月10日開催の貴社インターンシップ辞退のご連絡/○○大学 山田太郎

スローガン株式会社
インターンシップご担当者様

こんにちは。○○大学△△学部3年の山田太郎と申します。

インターンの選考通過のご連絡をいただきありがとうございます。

非常に光栄なお話なのですが、今回はインターンへの参加を辞退させていただきたいです。
私個人の興味が貴社の事業領域とは別の領域に移ってしまったというのが辞退の理由です。

せっかく選考していただきましたのにこのような結果となってしまい申し訳ございません。

今後また機会がございましたら、その際は何卒宜しくお願い致します。

山田
__________________________
山田太郎
所属: ××大学△△学部3年
メール: oooooooooooxxxxxxxxxx@gmail.com
(電話番号: 080-xxxx-oooo (携帯))

4. 長期インターン選考中のメールの書き方

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前章までは主にサマーインターンなどの短期のインターンでのメールについて解説してきました。長期インターンも短期インターン同様、特に選考の過程で、企業にメールを送る機会があります。

主にメールを送るのは次の5つの時です。
①長期インターンへの応募
②長期インターン面接の日程調整
③長期インターン面接のお礼
④長期インターンへの参加の意思表示/辞退連絡
⑤初出社までの諸々の調整

4-1. 長期インターンへの応募メール

やってみたい長期インターンを見つけたらその企業に応募することになります。
Intern Streetのような長期インターンのサービスを使う場合、このメールは不要ですが、企業に直応募する際には必要です。

長期インターンの応募メールには、「応募する求人の職種」と「志望動機」を具体的に書きましょう。
(志望動機の書き方はこちら)
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4-2. 長期インターン面接の日程調整

長期インターンの応募を受け付けてもらうと企業から面接の案内が届きます。
するとメール上で面接の日程を調整することになります。

この時企業が日程を指定することもあれば、学生の皆さんの都合の良い日程を尋ねてくることもあります。企業が提示した日程で面接できる場合は参加の旨を、企業の提示した日程とは違う日程を希望するあるいは都合のいい日程を尋ねられた場合は3つ程都合が良い日程を、それぞれ企業のメールに返信する形で伝えましょう。
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<日程調整メール例>
●企業が提示した日程で面接出来る時

スローガン株式会社
◇◇様 (←ほとんどの場合担当者の名前は企業からのメールに書いてあります。)

お世話になっております。○○大学△△学部3年の山田太郎です。

長期インターン面接の日程を調整いただきありがとうございます。

ご提示いただいた6月10日14:00-で参加させていただきます。

長期インターン参加に向けて少しでも貴社のことが理解できますよう
準備して参りますので当日は何卒宜しくお願い致します。

山田
__________________________
山田太郎
所属: ××大学△△学部3年
メール: oooooooooooxxxxxxxxxx@gmail.com
(電話番号: 080-xxxx-oooo (携帯))

☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★

●企業の提示した日程以外で面接したいとき

スローガン株式会社
◇◇様 (←ほとんどの場合担当者の名前は企業からのメールに書いてあります。)

お世話になっております。○○大学△△学部3年の山田太郎です。

長期インターン面接の日程を調整いただきありがとうございます。

ご提示いただいた6月10日14:00-は大学の講義があるため、
面接に伺うことができません。

下に提示する3日程の内からご調整いただいてもよろしいでしょうか。
6月14日 13:00-18:00
6月16日 10:00-14:00
6月19日 15:00-17:00

以上お手数をおかけしますが、ご検討のほどよろしくお願い致します。

山田
__________________________
山田太郎
所属: ××大学△△学部3年
メール: oooooooooooxxxxxxxxxx@gmail.com
(電話番号: 080-xxxx-oooo (携帯))

☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★☆★

●企業から都合が良い日程を尋ねられた時

スローガン株式会社
◇◇様 (←ほとんどの場合担当者の名前は企業からのメールに書いてあります。)

お世話になっております。○○大学△△学部3年の山田太郎です。

長期インターン面接の席をご用意していただきありがとうございます。

下に提示する3日程の内からご調整いただいてもよろしいでしょうか。
6月14日 13:00-18:00
6月16日 10:00-14:00
6月19日 15:00-17:00

上記3日程でご都合がつかないようでしたらお知らせください。
別日程を提示させていただきます。

何卒宜しくお願い致します。

山田
__________________________

山田太郎
所属: ××大学△△学部3年
メール: oooooooooooxxxxxxxxxx@gmail.com
(電話番号: 080-xxxx-oooo (携帯))

4-3. 長期インターン面接のお礼

長期インターンの面接をしてもらったら是非お礼メールを送りましょう
長期インターンの面接でお礼メールを送る学生は好印象を持たれやすいです。
以前には、お礼メールが決め手で採用に至ったケースもありました。
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<お礼メール例>
件名: 本日の長期インターンの面接のお礼
スローガン株式会社
◇◇様

お世話になっております。○○大学△△学部3年の山田太郎です。

本日は長期インターンの面接の席をご用意いただきありがとうございました。

面接では貴社の事業内容やミッションなどを深く知ることが出来、
貴社で働くイメージがより具体的に湧きました。

もし採用いただけましたら全力でコミットする所存です。

採用を是非前向きに検討いただけますと幸いです。
何卒宜しくお願い致します。

山田
__________________________
山田太郎
所属: ××大学△△学部3年
メール: oooooooooooxxxxxxxxxx@gmail.com
(電話番号: 080-xxxx-oooo (携帯))

4-4. 長期インターンへの参加の意思表示/辞退連絡

●長期インターンに参加する場合

長期インターンとして採用を受け実際に参加する場合は、企業に採用のお礼と参加の意思を企業の採用通知メールに返信する形で伝えましょう。
-------------------------------------------------
<長期インターン参加メール例>
スローガン株式会社
◇◇様

お世話になっております。○○大学△△学部3年の山田太郎です。

長期インターンの採用のご連絡ありがとうございます。
是非とも長期インターンに参加させていただきます。

入社に際し必要な手続きなどありましたらご教示ください。

今後とも何卒宜しくお願い致します。

山田
__________________________
山田太郎
所属: ××大学△△学部3年
メール: oooooooooooxxxxxxxxxx@gmail.com
(電話番号: 080-xxxx-oooo (携帯))


●長期インターンを辞退する場合

長期インターンの選考中、もしくは採用通知後に他社でのインターン採用が決まったりやむを得ない事情があったりして長期インターンを辞退することがあるかもしれません。
辞退を決めたらすぐに連絡しましょうばっくれはNGです
企業はちゃんと皆さんの事情を理解してくれます。誠意をもって感謝と謝罪の意を伝えましょう。
------------------------------------------
<長期インターン辞退メール例>
スローガン株式会社
◇◇様

お世話になっております。○○大学△△学部3年の山田太郎です。

長期インターンの採用のご連絡ありがとうございます。
採用いただき非常に光栄なのですが、今回は辞退させていただきます。

実は他社からも長期インターンの採用のご連絡を頂いており、
両者を比較しました際に、他社の長期インターンの方が自分のやりたいことに
近いと判断いたしましたのが理由です。

選考に多大なご苦労をおかけしましたのにこのような結論に至ってしまい
誠に申し訳ございません。

またご縁がございましたらその際は何卒宜しくお願い致します。

山田
__________________________
山田太郎
所属: ××大学△△学部3年
メール: oooooooooooxxxxxxxxxx@gmail.com
(電話番号: 080-xxxx-oooo (携帯))

4-5. 入社までの諸々の調整

長期インターンへの参加意思を企業に伝えると入社に向けて、初出勤日や契約書類などの諸々の調整が続きます。
基本的には企業学生両方とも採用通知のメールに返信しあうことになります。
その際も省略することなく、送信先・自己紹介・名前締め・署名などをわすれないようにしましょう

5. メールを出すときに気を付けることまとめ

いかがでしたでしょうか。インターンに関して送るメールは全てビジネスメールです。
ビジネスメールとして基本的な5箇条は「件名を付ける」「送る相手、自分の名前を書く」「メールを送った用件を説明する」「自分の名前・署名で締める」「トピック毎に段落分けする」でした。

この5箇条をベースに、メールを送るシーンに合わせて適宜内容を調整して送るのがマナーを守った好印象を与えるメールの書き方になります。

日頃送るSNSとは違い形式など慣れない点が多いとは思いますが、慣れてしまえば簡単です。早いうちにビジネスメールのマナーをつけるようにしましょう。

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